Come oscurare dati personali nei documenti Microsoft Word

Il  diritto all’oblio, diritto molto importante ormai a seguito della sentenza Costeja nonché dell’introduzione di una norma ad hoc del GDPR, vale a dire l’art. 17 del Regolamento sulla Il diritto all’oblio si ottiene tenendo in estremo conto il diritto di richiedere la deindicizzazione stabilito dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia Europea con la sentenza sopracitata. Vediamo insieme come e perché si concretizza anche offline, e come è possibile, in relazione dei documenti Microsoft oscurare i dati personali nei predetti documenti. È importante dare dei piccoli consigli che possono in primo luogo evitare di dover agire in modo tale da vedersi già online delle informazioni personali che possano creare pregiudizio alla reputazione dell’interessato.

Alcuni accorgimenti da seguire

Ebbene, bisogna sempre comprendere il contenuto dei documenti che si stanno inviando ad una terza persona e prima di diffondere tali scritti, immagini o contenuti di altro genere è bene controllare se contengono dati nascosti ovvero informazioni personali. Se la risposta è si, non vi preoccupate è possibile cancellare i dati personali e le informazioni nascoste prima dell’inoltro con colleghi o amici. La funzionalità Controllo documento in Word, Excel, PowerPoint o Visio concede l’individuazione e la conseguente cancellazione dei dati nascosti e delle informazioni personali nei documenti che si prevede di condividere.

Cosa sono le informazioni nascoste?

Stiliamo ora una breve lista per comprendere al meglio quali sono considerate da Microsoft informazioni nascoste e cosa effettivamente hanno ad oggetto. Le prime sono quelle che contengono i dati nascosti o le informazioni personali che si potrebbe non voler condividere nei documenti di Word; ancora troviamo i dati aggiunti da Excel ad una cartella di lavoro laddove si è in modalità collaborazione con altri utenti; infine siffatti dati potrebbero essere archiviati in una presentazione di PowerPoint o nei metadati.

I dati nascosti nei documenti Word

Nei documenti word è frequente rinvenire commenti, indicatori di revisione, versioni o anche annotazioni a margine, questo accade quando si collabora con altri utenti su uno stesso documento. In questo caso, infatti, il documento potrebbe avere all’interno alcuni elementi come quelli indicati che hanno la facoltà di permettere ad altri utenti di visualizzare i dati degli utenti che hanno partecipato alla redazione del documento nonché i commenti dei revisori e le modifiche apportate al documento. Insomma tutte queste informazioni che si potrebbero voler non condividere con chi non ha fatto parte del Team di redazione. Ancora, potrebbe essere visibile la proprietà del documento e delle informazioni personali ad esso correlate. In questo caso, i dati sulla proprietà includono alcuni dettagli sul documento stesso come ad esempio il nome dell’autore, l’argomento ed il titolo. Ancora è possibile che le menzionate informazioni contengano, ad esempio, il nome dell’ultima persona che ha salvato il documento e la data di creazione del documento. infine, il testo nascosto, i documenti di Word possono contenere un testo nascosto. Per verificare se nel documento in uso è presente testo nascosto, è possibile usare la funzione fornita dallo stesso Word del “Controllo documento”.

Trovare e rimuovere i dati nascosti Controllo documento

Ovviamente ciò che ci preme definire che è consigliabile usare la funzione del controllo documenti prima di condividere il file con terze persone. Ancora, è preferibile utilizzare la funzione suesposta in una copia del documento originale, poiché non è sempre possibile ripristinare i dati rimossi dopo la funzione di controllo. In primo luogo sarà necessario:

-Aprire il documento di Word interessato;

-salvare una copia del documento al fine di ottenerne una copia identica;

-una volta entrati nella copia del documento originale fare clic sulla scheda “File” e poi su “Informazioni”;

– cliccare sulla impostazione “Verifica documento” e successivamente sulla funzione “Controlla documento”;

– una volta fatto ciò si aprirà una finestra e lì dobbiamo selezionare le caselle di controllo corrispondenti ai tipi di contenuto nascosto che si desidera controllare;

– premere su “Controlla”;

– verificare i risultati apparsi e fare clic su “Rimuovi tutto” accanto ai risultati del controllo.

Bisogna ricordarsi che se si rimuove contenuto nascosto dal documento, non sempre può essere possibile ripristinarlo facendo clic su “Annulla”.

La medesima procedura possiamo utilizzarla anche per Excel e per PowerPoint.