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Differenza tra Titolare e Responsabile del trattamento dei dati personali

Esiste una sostanziale differenza tra le figure del Titolare e del responsabile del trattamento dei dati personali, spesso però non è chiara a tutti e così si crea una certa confusione.

Per questo motivo sui concetti di titolare del trattamento e responsabile del trattamento» (si parla della differenza nel gruppo di lavoro Gruppo di lavoro ex art. 29.

Titolare del trattamento

Il Titolare del Trattamento dei dati personali è colui che stabilisce perché ed in che modo devono essere trattati i dati personali. 

Per fare un esempio consideriamo un’azienda: se l’azienda stabilisce motivi e modalità del trattamento significa che è Titolare dello stesso. L’azienda può anche essere contitolare del Trattamento ma in questo caso, tra i contitolari del Trattamento, andrà redatto un accordo definendo le rispettive responsabilità in tema di rispetto normativa GDPR. Il Titolare del Trattamento, inoltre ha anche la competenza per poter avviare una valutazione sull’impatto dei dati personali o in acronimo DPIA.

Responsabile del Trattamento

Il Responsabile del Trattamento invece è colui che tratta i dati personali per conto del Titolare del Trattamento.

Anche in questo caso, come per la contitolarità, gli obblighi del Responsabile del trattamento nei confronti del Titolare vanno specificati per iscritto tramite un contratto o scrittura privata. Ad esempio, il contratto deve indicare cosa succede ai dati personali una volta che il contratto viene risolto. L’attività tipica dei Responsabili del trattamento è quella di offrire soluzioni a questi casi. Il Responsabile del trattamento può subappaltare una parte delle sue funzioni a un altro Responsabile del trattamento o nominare un co-responsabile ma solo previa autorizzazione scritta del Titolare del Trattamento.

In determinate occasioni, e nella maggior parte dei casi, il Titolare è anche il Responsabile.

Nel concreto come fare per distinguere le due figure

Sebbene la differenza tra le due figure possa risultare al limite, è bene fare alcuni esempi, il primo sul Titolare/Responsabile ed il secondo sulla contitolarità.

-Un’azienda Beta ha molti dipendenti. Per gestire l’elaborazione delle buste paga per pagare gli stipendi sottoscrive un contratto con una società Alfa di gestione che si occupa proprio di questi servizi; l’azienda Beta andrà a comunicare alla società Alfa tutto ciò che riguarda i propri dipendenti ovvero data di pagamento dello stipendio, quando un proprio dipendente lascia l’azienda, quando un dipendente ha un aumento di stipendio fornendo… la società Alfa fornisce un sistema informatico di elaborazione dati dei dipendenti e li conserva. Quindi l’azienda Beta sarà Titolare del trattamento e la società Alfa, addetta all’elaborazione delle buste paga è il Responsabile del Trattamento;

-L’azienda Alfa offre servizi tramite una piattaforma on line. Allo stesso tempo ha sottoscritto un contratto con la società Beta che offre servizi a valore aggiunto sempre on line. In questo caso entrambe le aziende essendo coinvolte contemporaneamente nella configurazione del sito web ed hanno deciso di utilizzare la piattaforma per il medesimo scopo condividendo spesso i nominativi dei clienti. È per questo che sono contitolari del Trattamento offrendo la possibilità di utilizzare, da parte del cliente finale, una piattaforma comune.

In ogni caso il Titolare del trattamento ed il Responsabile sono funzioni, laddove non confluiscono nella stessa persona, atte a tutelare la privacy degli utenti, anche in ragione del beneficio del diritto all’oblio ed alla cancellazione dei dati personali, ben potendo essere chiamati a cancellare notizie pregiudizievoli dal web.